АКТУАЛЬНЫЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ РЕШЕНИЯ | Экспресс-метод диагностики бизнес-процессов компании

Экспресс-метод диагностики бизнес-процессов компании


Анализ  — разложение, расчленение, разборка.

Бизнес-анализ — всесторонний анализ состояния бизнес-процесса и его результатов, в том числе по отношению к требованиям (или идеальному состоянию) с выходом на выявление и нахождение решений бизнес-потребностей и бизнес-проблем.

В него включается анализ (набор методик) всей доступной информации по процессам (и создания процесса сбора данных), измерения их показателей, сравнительный анализ и т. д.
Решения часто включают компонент разработки систем, но могут также состоять из усовершенствования процессов, организационных изменений или стратегического планирования и разработки политики. Человека, который выполняет эту задачу, называют бизнес-аналитиком.

Наиболее часто используемыми на практике среди бизнес-аналитиков являются следующие методы:

  • анализ бизнес-правил;
  • анализ принятия решений;
  • анализ документов;
  • интервью;
  • ключевые показатели производительности;
  • моделирование организации;
  • отслеживание проблем;
  • моделирование процессов;
  • практические занятия по выявлению требований;
  • сценарии и варианты использования.

Экспресс-метод диагностики бизнес-процессов компании

Краснослав Краснославович Чупров К.э.н, заведующий кафедрой менеджмента Института гуманитарного образования и информационных технологий
Автором настоящей статьи предлагается рассмотреть новый (и на взгляд автора пока единственный) экспресс метод оценки бизнес-процессов. По своей сути данный метод принципиально изменяет подход к анализу и диагностике бизнес-процессов, переходя от неконкретных качественных методов оценки и сложно структурированных математических методов моделирования и анализа к быстрому и доступному методу факторной оценки исследуемых бизнес-процессов.

Большинство авторов, изучающих феномен реинжиниринга бизнес-процессов и около существующих методов преобразования процессов, склонны применять в анализе процессов качественные методы оценки бизнес-процессов, либо достаточно трудные для понимания даже бизнес аналитика математические методы и модели. Такая ситуация обусловлена скорее всего недопониманием сущности бизнес-процессов и методов их преобразований. Однако нет желания в данной статье рассматривать проблематику расхождений в понимании теории процессного управления и методов преобразования вышеупомянутых процессов. Автор предлагает окунуться в познание метода, который (несомненно уже был апробирован на ряде проектов, осуществленных самим автором) позволит бизнес аналитикам оперативно оценить состояние исследуемых бизнес-процессов и дать комплексное заключение топ-менеджменту компаний о необходимых мероприятиях для совершенствования недостатков процессов.
В основу анализа управления следует заложить принципы и методы анализа бизнес-процессов. В аналитике бизнес-процессов широко используются такие методы, как:
  • Моделирование (методы SADT (Structured Analysis & Design Techniques — Структурный анализ и технологии проектирования моделей), Объектно-ориентированное моделирование и т.д.);
  • Попроцессный анализ стоимости бизнес-процессов (метод ФСА — функционально-стоимостного анализа и т.д.);
  • Анализ ключевых показателей.
Для оценки эффективности применения реинжинирингового подхода в основную формулу эффективности, приведенную выше, следует подставить значения, полученные из расчетов коэффициентов — показателей бизнес-процессов. В целях конкретизации метода следует заметить, что оцениваемые ниже коэффициенты, показывающие эффективность бизнес-процесса (и можно утверждать, что и управления организацией в целом) применимы в большей степени к моделированию процессов, используя методику SADT.

К количественным показателям бизнес-процессов следует отнести:

1. Сложность — определяется, как отношение количества уровней декомпозиции модели процессов к сумме экземпляров процессов. Данный показатель демонстрирует отношение уровней модели бизнес-процессов количеству экземпляров процессов.1 Показатель сложности определяет, насколько сложна иерархическая структура бизнес-процессов.

2. Процессность — определяется как отношение количества «разрывов» (отсутствие причинно-следственной связи между экземплярами бизнес-процесса) в бизнес-процессах к сумме классов процессов2. Данный показатель характеризует бизнес-процесс как процессный либо проблемный (сущностный — разработанный, отталкиваясь от сущностных элементов (единицы оргструктуры и т.д.)). В случае, когда значение коэффициента указывает на процессный характер модели — это означает, что все экземпляры модели связаны между собой причинно-следственной связью и горизонтально интегрированы.

3. Контролируемость — определяется, как отношение количества классов бизнес-процесса к количеству собственников процесса (СП). Характеризует эффективность управления СП принадлежащими и управляемыми ими бизнес-процессами.

4. Ресурсоемкость — определяется как отношение количества используемых ресурсов к количеству «выходов» (результатов экземпляров процессов) бизнес-процессов. Показатель ресурсоемкости демонстрирует, насколько эффективно используются ресурсы в конкретном бизнес-процессе. Отношение количества ресурсов к сумме имеющихся результатов в классах бизнес-процессов показывает эффективное или обратное использование ресурсов.

5. Регулируемость — определяется, как отношение количества имеющихся регламентной документации к количеству классов бизнес-процессов. Такой показатель говорит об уровне регламентации анализируемых бизнес-процессов. Показатель регулируемости характеризует исследуемый бизнес процесс как регулируемый или нерегулируемый нормативными регламентами.

В таблице показаны указанные выше показатели с демонстрацией их расчетов и нормативными значениями коэффициентов.

Таблица 1. «Показатели эффективности бизнес-процесса, их расчет и значения»
В следующей таблице продемонстрированы характеристики показателей в зависимости от значения суммы коэффициентов.


Таблица 2. «Характеристика показателей эффективности бизнес-процессов»
Для практического использования описанных выше показателей в настоящем разделе будут даны два варианта примеров бизнес-процессов, в которых фигурируют данные коэффициенты. Именно они будут подвергнуты анализу на предмет выявления эффективности по пяти указанным выше показателям.
Диагностика модели бизнес-процесса.
Данный пример процесса соответствует деятельности производственно-торговой компании ООО «Восток Трейд Импекс». Основная деятельность — производство бакалейной продукции (соусы, кетчупы и т.д.) и дистрибьюция произведенной продукции на территории Российской Федерации и стран СНГ.
Бизнес-процессы рассматриваемой компании можно разделить на две основные группы:
  1. Производственные бизнес-процессы;
  2. Коммерческо-сбытовые бизнес-процессы.
Для предоставления возможности произвести расчет по пяти показателям была разработана группой специалистов аналитического отдела модели двух групп бизнес-процессов. Данные модели были разработаны с использованием методологии SADT, с применением стандартов моделирования IDEF и DFD. В рассматриваемом примере использованная методология наиболее удобно сочетается с применяемыми в расчете эффективности пятью показателями. Почему так считается?
Во-первых, методология структурного анализа и проектирования бизнес-процессов обладает главным признаком — иерархическая структура моделирования. В данном примере анализ эффективности учитывает показатель глубины иерархии модели процессов.
Во-вторых, использованная методология моделирования обладает такими обособленными, выделенными элементами, как ресурс и управляющее воздействие. Таким образом, при анализе диаграммы процессов не возникает труда установить существование, а затем количество данных элементов процесса. Особенно это важно для расчета эффективности бизнес-процессов, так как два показателя используют количественное значение таких элементов модели процессов, как ресурсы и управленческое воздействие.
В-третьих, одними из основных элементов моделирования выступают собственники процессов (СП). СП могут ответить на вопрос об эффективности подведомственного им класса бизнес-процесса. Таким образом, СП в дальнейшем смогут выступить в качестве экспертов, когда будут представлены результаты расчетов пяти показателей.
До проведения расчетов по пяти показателям следует обратить внимание на таблицу, демонстрирующую характеристики вариантов значений, выявляемых в результате расчетов.

Таблица 3. Значения параметров бизнес-процесса


Разработанная модель бизнес-процессов производственно-торговой компании состояла из количества параметров отраженных в таблице значений параметров.
На следующем этапе следует произвести визуальный анализ диаграмм модели бизнес-процессов на предмет выявления требуемых количественных значений для дальнейшей подстановки их в таблицу значений параметров.
В первом варианте были выявлены и занесены в таблицу следующие количественные значения искомых параметров.

Таблица 4. Значения параметров модели бизнес-процессов


На третьем этапе полученные значения должны быть использованы для расчетов коэффициентов показателей эффективности бизнес-процессов. Для расчета полученных значений будут использованы формулы, представленные в основной таблице показателей эффективности.

Таблица 5. Показатели эффективности бизнес-процессов


На четвертом этапе анализа эффективности процессов следует «расшифровать» полученные значения коэффициентов, на предмет выявления характеристик пяти показателей. Однако до этого следует найти сумму всех полученных значений коэффициентов для определения, к какой из двух групп характеристик показателей эффективности бизнес-процессов относится изучаемый пример процесса. В рассматриваемом случае сумма всех коэффициентов равна 1,8, что относит результаты коэффициентов показателей к первой группе характеристик значений.

Таблица 6. Характеристика показателей эффективности



На последнем этапе анализа следует подвести итог, обобщив характеристики показателей, предоставить заключение о состоянии исследуемых бизнес-процессов — является ли он эффективным либо не является таковым.
В первом примере бизнес-процессов следует сделать выводы о том, что исследованный бизнес-процесс является в большей мере эффективным. Такой вывод следует из следующей подоплеки:
Анализируемый процесс является сложным и отвечает требованиям процессной модели. Что характерно для большинства сложных бизнес-процессов, обладает пониженной степенью контролируемости со стороны СП. Но это нивелируется эффективностью использования ресурсов и средним уровнем регламентации процессов. Таким образом, следует сделать вывод об эффективности исследованного процесса.

1 - Экземпляр процесса — единица бизнес-процесса, входящая в класс бизнес-процесса. В методологии SADT экземпляром принято считать «действие» (activity).
2 - Класс бизнес-процесса — объединяет экземпляры бизнес-процессов на одной диаграмме модели (SADT).


Всегда рады Вас слышать


Свяжитесь с нами, если вам нужна помощь, хотите поделиться идеей или просто сказать привет.