АКТУАЛЬНЫЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ РЕШЕНИЯ | ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ СЛУЖЕБНОГО СОВЕЩАНИЯ



Эффективность совещания обратно пропорциональна числу участников и затраченному времени. Закон Оулда и Кана 

ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ СЛУЖЕБНОГО СОВЕЩАНИЯ

Нередко в деловом общении в интересах повышения качества принимаемых решений используются совещания.;

Совещания — это форма делового общения, предусматривающая обсуждение деловых ситуаций и проблем с целью коллективного поиска наиболее целесообразных путей их разрешения. Совещания, по мнению И. Браима (1994), имеют ряд заметных преимуществ по сравнению с другими формами делового общения:

- на них происходит разностороннее рассмотрение проблем с привлечением различных специалистов;
- совещания обеспечивают оперативную подготовку альтернативных вариантов решения проблем;
- совещания дают дополнительную возможность для познания личных и деловых качеств участвующих в них партнеров;
- проведение совещаний дает определенный психологический эффект: на каждого его участника влияет атмосфера коллективного обсуждения, эмоциональное поведение участвующих, подтекст высказываний и др. Однако эти достоинства совещаний могут проявиться лишь тогда, когда совещаниями не злоупотребляют и их тщательно готовят.

Различают три основных вида совещаний: проблемное, инструктивное и оперативное (диспетчерское). 

Для поиска оптимального решения проблемы посредством дискуссии используется проблемное совещание

Порядок его проведения предусматривает:
- доклад;
- ответы на вопросы;
- прения;
- коллективную выработку решения.

В случае необходимости передать распоряжения по вертикальной схеме управления сверху вниз для их быстрейшего исполнения используют инструктивное совещание. Порядок его проведения включает такие важные моменты как:
- конкретизацию и разъяснение распоряжений;
- ответы на вопросы;
- назначение сроков выполнения и ответственных. Зачастую возникает необходимость получения информации о текущем состоянии дел на участках, в подразделениях фирмы, организации. В этих целях проводят оперативное (диспетчерское) совещание

Порядок проведения такого совещания включает:
- заслушивание докладов подчиненных о состоянии дел на местах,
- попутное разрешение возникших проблем на основе полученной информации.

Чтобы совещание дало желаемый результат, его необходимо серьезно готовить. 

В период подготовки совещания руководитель должен:
- четко определить порядок дня, ключевую проблему и желательный круг участников (не более 8— 10 человек);
- довести до участников совещания дату, время и место встречи, а также ключевую проблему и порядок дня. Время и дата должны совпадать с днем, который традиционно отводится для такого рода деятельности. Непредвиденные совещания возможны лишь как исключения;
- ознакомить участников совещания со справочными и информационными материалами, относящимися к обсуждаемой проблеме;
- продумать регламент совещания. Примерный расчет может быть следующим: общее время проведения — не более 1,5 — 2 часов работы, перерывы на 10 минут после 45—50 минут работы. Если в порядке дня совещания предполагается обсуждение нескольких вопросов, то психологически вернее будет внести на рассмотрение вначале более простые, которые требуют меньше времени и умственной энергии;
- подготовить помещение для проведения совещания. В нем должны обеспечиваться необходимое освещение, оптимальная температура (+22—24 градуса), проветриваемость, необходимая наглядность: (скажем так: от мела и доски до видеотехники). Кроме того, каждый участник должен иметь возможность не только сесть, но и записать услышанное, набросать план своего выступления, разложить необходимые документы и материалы.

Деловой настрой совещания зависит от его начала, а точнее, от поведения руководителя в начале совещания. Он должен:
- начать точно вовремя (здесь как никогда верна пословица «Семеро одного не ждут»);
- в небольшом вступительном слове четко сформулировать цель и задачу совещания;
- согласовать правила и регламент совещания;
- назначить ответственного за ведение протокола совещания;
- не начинать совещания с критики и разноса подчиненных. Если вы начали с критических реплик, то считайте, что ваше совещание на этом закончилось.

После вступительного слова с докладом или с основной информацией по обсуждаемой проблеме выступает либо руководитель, либо назначенный руководителем сотрудник. Доклад (основную информацию) должны отличать:
- конкретность и конструктивность;
- понятность языка и используемых терминов;
- наглядность;
- уверенность.

В ходе обсуждения главной проблемы совещания руководитель должен:
- сначала предоставить слово для выступления младшим по статусу и должности;
- не прерывать выступления в прениях (за исключением нарушения регламента и неконкретности выступления);
- обеспечить беспристрастность в оценке выступлений;
- время от времени переключать внимание участников на анализ процесса обсуждения (какие позиции определились, в чем барьеры, затруднения и др.);
- не давать возможности уйти в сторону от главной проблемы, утопить поиск решения проблемы в пустопорожней говорильне.

Главная цель любой дискуссии — поиск истины. Найти истину в споре, принять в результате дискуссии правильное решение можно лишь с соблюдением выработанных в процессе функционирования деловых отношений норм цивилизованной дискуссии:
- уважительное отношение к чужому мнению, каким бы абсурдным оно ни казалось на первый взгляд;
- стремление понять чужое мнение, для чего набраться терпения и мобилизовать внимание;
- во что бы то ни стало избежать превращения дискуссии в конфликт. Дискуссия должна вести к сотрудничеству, а не к конфронтации;
- главным оружием в дискуссии могут быть только факты и их добросовестная интерпретация.

Кроме ведения хода совещания руководитель должен:
- пояснять сказанное другими;
- подчеркивать различия между высказанными мнениями;
- время от времени резюмировать обсуждение;
- собирать и формулировать различные гипотезы и предложения.

В заключение совещания руководитель:
- подводит итоги обсуждения;
- свое мнение излагает в принимаемом решении (хотя иногда свое решение он может принять и после совещания, обдумав все предложенные варианты);
- благодарит всех участников совещания за работу. После проведения совещания руководитель должен:
- организовать доведение принятых решений до непосредственных исполнителей (если они не присутствовали на совещании);
- организовать контроль за выполнением принятых на совещании решений».

Урбанович А. А. Психология управления: Учебное пособие, 2003г. — 640 с.




НОВОСТИ ПОРТАЛА «АКТУАЛЬНЫЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ ЗНАНИЯ»
«Повышение вашей управленческой компетенции»

Всегда рады Вас слышать


Свяжитесь с нами, если вам нужна помощь, хотите поделиться идеей или просто сказать привет.